Obieg dokumentów

Spełnienie wymagań stawianych przed organizacją jest coraz trudniejsze w ciągle zmieniającym się otoczeniu. Dostosowanie się na czas do zachodzących zmian i nowych standardów stanowi kluczowy czynnik bezpieczeństwa funkcjonowania organizacji. Sprawne zarządzanie organizacją jest konieczne bez względu na zakres jej funkcjonowania i niezależne od tego czy nastawiona jest ona na osiągnięcie celów biznesowych, czy też  zapewnienie sprawności państwa i obsługi obywatela.  System Veradesk jest nowoczesnym rozwiązaniem opartym o technologię chmury danych, pozwalającym w łatwy sposób zarządzać procesami zachodzącymi w organizacji, co podnosi efektywność komunikacji wewnętrznej Stworzony interfejs w sposób łatwy i zrozumiały prowadzi użytkownika krok po kroku po systemie.. Dzięki wykorzystaniu Veradesk zarządzanie organizacją staje się bardziej wydajne i możliwe jest stałe doskonalenie w celu osiągnięcia wymiernych korzyści z zachowaniem narzuconych standardów.

Zobacz więcej

Obieg dokumentów wspiera systemowe zarządzanie jakością. Zobacz jak dzięki Veradesk wdrożysz system zarządzania jakością oparty o nowy standard ISO9000!

Dzięki zastosowanym mechanizmom obiegu dokumentów masz całą organizację w jednym miejscu. Dokumentacja w systemie jest tworzona i przekazywana poprzez automatyzację procesów, a pracownicy są natychmiast powiadamiani o każdej zmianie w dokumentach ich dotyczących. System umożliwia osobom odpowiedzialnym za funkcjonowanie organizacji skupienie się na rzeczywistym wprowadzaniu usprawnień, a nie na żmudnym nadzorowaniu, przekazywaniu i utrzymaniu dokumentacji. System posiada ponadto mechanizm pozwalający na sprawdzenie stanu zapoznania się z danym dokumentem.

Utworzenie jednolitego kanału obiegu dokumentów wpływa na szybkość docierania informacji do osoby odpowiedzialnej. Umożliwia w dowolnym momencie sprawdzenie ścieżki postępowania z danym dokumentem. Dzięki systemowi Veradesk pracownicy mają dostęp do dokumentacji w dowolnym miejscu poprzez przeglądarkę internetową. Mogą też podejmować otrzymane zadania i rozliczać się z ich wykonania. Tym samym zastosowanie systemu umożliwia panowanie nad dużą ilością zadań w organizacji.

Częstym problemem przy tradycyjnym obiegu dokumentów jest czas, w jakim  przekazywane są treści pomiędzy poszczególnymi osobami.. Wykorzystując Veradesk czas ten zostanie ograniczony do minimum.

Oprogramowanie Veradesk umożliwia rejestrowanie korespondencji zewnętrznej, skanowanie dokumentów, rejestrowanie i dekretację. Gwarantuje to pełną obsługę kancelaryjną organizacji. System monitoruje przepływ dokumentów w ramach organizacji, przekazując je odpowiednim użytkownikom i wymuszając terminowość realizacji zadań. Zapewniona jest dzięki temu identyfikowalność procesów realizowanych w firmie. Określenie uprawnień do dostępu do informacji pozwala zapewnić bezpieczeństwo informacji.

Wszelkie działania związane z obiegiem dokumentów i konkretnym pojedynczym dokumentem są rejestrowane w systemie. Zapewnia to możliwość oceny skuteczności przyjętego postępowania, śledzenie postępów, przypominanie o konieczności podjęcia zadania przez pracownika, a ostatecznie doskonalenie obiegu. Umożliwia również zdiagnozowanie nieuprawnionych działań na dokumentach lub miejsce zablokowania procesu. 

Veradesk pozwala na pełnotekstowe wyszukiwanie dokumentów i ich treści. Każdy dokument jest opatrzony metryką z datą wydania i wersją dokumentu.

System umożliwia wprowadzenie niezbędnych informacji o uprawnieniach dla pracownika lub współpracownika: strefy dostępu, systemy, dane osobowe, informacje niejawne i inne. Poprzez ścieżkę akceptacji nadzoruje adekwatność wymaganych uprawnień oraz buduje ich rejestr. System wspiera również zmianę lub odebranie posiadanych uprawnień. Dostęp do systemu jest chroniony hasłem i loginem użytkownika.

Stworzenie systemu Veradesk stało się możliwe dzięki wykorzystaniu wiedzy i doświadczenia ekspertów w dziedzinie zarządzania. Oprogramowanie jest efektem pracy naszych ekspertów, w celu zaspokojenia najważniejszych potrzeb organizacji, z którymi współpracujemy.

W systemie Veradesk nie występuje ograniczenie co do liczby użytkowników. Obieg dokumentów z Veradesk nie jest ograniczony co do liczby użytkowników. Nie ma znaczenia czy obieg dokumentów dotyczy2 czy 20 000 pracowników. Liczba osób, które korzystają z oprogramowania zależy wyłącznie od potrzeb organizacji.

Zmiana modelu prowadzenia obiegu dokumentów nie powoduje utraty zapisanych danych. Nawet w przypadku, gdy dokonane zostaną zmiany osób, stanowisk, ról, istnieje możliwość przypisania nowych zasad w taki sposób, by było możliwe kontunuowanie rozpoczętego obiegu.

System ma wbudowane mechanizmy eskalacji dla terminów zadań i ich przekroczeń. Wspiera tym samym terminowość realizacji zadań i umożliwia rozliczenie z wykonanych zadań.

System komunikuje się z użytkownikami: przypomnienia, powiadomienia, automatycznie generowane raporty poprzez skrzynkę pocztową, która jest najczęstszym kanałem komunikacji pracowników. Oprogramowanie samo inicjuje wysłanie przypomnienia, nie ma konieczności wykonywania tego za każdym razem.

System Veradesk może komunikować się z wykorzystywanym oprogramowaniem  . Istnieje możliwość importu danych z już stosowanego oprogramowania, ograniczając tym samy ryzyko podwójnej pracy. Dane z oprogramowania Veradesk  mogą być również eksportowane do innych narzędzi.